Zeitmanagement hilft dabei, den Arbeitstag zu organisieren

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Wer Zeitmanagement perfekt beherrscht, bewältigt seine Aufgaben schneller und besser als Menschen mit den gleichen fachlichen Fähigkeiten, die kein gutes Zeitmanagement haben. Optimieren Sie Ihre Leistung und vermeiden Sie so Stress mit den Kollegen und bringen Sie damit das Unternehmen voran! Finden Sie das passende Zeitmanagement für sich. Zeitmanagement gehört zu den Soft Skills. Sie können bereits im Lebenslauf in Ihrer Online-Bewerbung Beispiele geben, wo Sie in Ihrer bisherigen Karriere Studium, Praktika, Traineeprogramm oder vorherige Arbeitsstellen Zeitmanagement angewendet haben, um erfolgreich zu arbeiten. Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Methoden: Welche am besten zu Ihnen passt, müssen Sie ausprobieren. In der Regel müssen Sie sich täglich nur einige Minuten Zeit nehmen, um den Tag oder sogar die Woche effektiv zu planen.

Passendes Zeitmanagement ist typabhängig

Menschen haben einen unterschiedlichen Rhythmus und sind zu verschiedenen Tageszeiten am produktivsten. Probieren Sie aus, wann Sie welche Aufgaben am besten lösen können! Sind Sie ein Morgenmensch oder laufen Sie abends zur Hochform auf? Lösen Sie wichtige Aufgaben, wenn Sie Ihr Leistungshoch haben und unwichtigere, wenn Sie noch nicht oder nicht mehr in Topform sind.

Pareto-Prinzip und ALPEN-Methode

Das Pareto-Prinzip im Zeitmanagement besagt, dass Arbeiter in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Aufgaben erledigen. Sie müssen daher feststellen, welche Aufgaben innerhalb eines Projekts am wichtigsten sind. Stellen Sie dafür Prioritätenlisten auf. Die Aufgaben lösen Sie dann, wenn Sie am besten arbeiten können. Einige Menschen sind morgens am produktivsten, andere am Abend.

An 80 Prozent des Arbeitstages erledigen Sie zumindest laut dem Pareto-Prinzip nur 20 Prozent der Aufgaben. In dieser eher uneffektiven Zeit haken Sie Routinearbeiten ab. Erfüllen Sie diese einfachen Pflichtaufgaben, wenn Ihre Leistungsfähigkeit nicht auf dem höchsten Stand ist, beispielsweise vor oder nach der Mittagspause.

Mit der ALPEN-Methode stecken Sie einen zeitlichen Rahmen Ihrer Aufgaben ab. So können Sie Ihren Arbeitstag besser koordinieren. Das Kürzel steht für

  • Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  • Länge schätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

Überlegen Sie also vor Beginn Ihrer Arbeiten, welche Aufgaben Sie an diesem Tag (in dieser Woche) lösen müssen. Schätzen Sie dann die Länge der Bearbeitung ein, beispielsweise Meeting 60 Minuten, Präsentation 90 Minuten usw. Überschreiten Sie einen Rahmen, greifen die Pufferzeiten, die Sie bei der ALPEN-Methoden ebenfalls einbauen müssen. Als Faustregel gilt, dass Sie etwa 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit fest verplanen sollten und 40 Prozent variabel halten.

Treffen Sie dann die Entscheidung, welche Aufgaben Sie selber bearbeiten und welche Sie delegieren können (siehe unten). Nachkontrolle gehört ebenfalls zur ALPEN-Methode: Prüfen Sie, welche Aufgaben Sie erfüllt haben und welche Probleme Sie in der Planung des nächsten Tages berücksichtigen müssen.

Eisenhower-Prinzip

Im Zeitmanagement spielt das Eisenhower-Prinzip eine besondere Rolle. Die Methode ist nach dem ehemaligen Präsidenten der USA benannt. Sie ordnet Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Stellen Sie sich dafür eine Tabelle mit zwei Spalten und zwei Zeilen (also mit vier Feldern) vor: Zuerst müssen Anwender die wichtigste und dringlichste Aufgabe lösen (Feld 1). Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, sollte jemand, der beispielsweise eine Managementposition innehat, delegieren oder komplett verwerfen (Feld 4).

Wichtigkeit ist beim Eisenhower-Prinzip bedeutsamer als Dringlichkeit, daher löst ein Anwender dieser Zeitmanagement-Methode zuerst die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben (Feld 2), und dann die dringenden, aber nicht wichtigen (Feld 3) falls er letztere nicht delegieren kann.

Wenn das Zeitlimit einer wichtigen Aufgabe noch in sehr weiter Ferne liegt, kann auch eine sehr dringende Aufgabe dazwischen geschoben werden. Die Aufgaben können verschiedene zeitliche Umfänge haben. Welche Aufgaben für den Anwender besonders wichtig sind, muss er natürlich selber entscheiden. Dringende und wichtige Aufgabe kann Beispielweise sein, ein abgestürztes Computerprogramm zu reparieren. Unwichtig und nicht dringend ist (und kann delegiert werden), die Blumen zu gießen.

Eine typische Aufgabe, um die Zeitmanagement-Kompetenzen eines Bewerbers zu prüfen, ist die sogenannte Postkorbübung, die beispielsweise in Assessment Centern angewendet wird. Hier bekommen die Kandidaten rund 20 E-Mails, Notizen oder Aufgabenzettel, die Sie sortieren müssen. Welche Aufgabe ist die wichtigste, welche Aufgabe kann schnell gelöst, welche delegiert und welche optional gelöst werden?

Fehler im Zeitmanagement

Zeitmanagement ist auch Übungssache. Anwender müssen lernen, für welche Aufgaben sie wie lange brauchen und zu welcher Tageszeit sie am produktivsten sind. Wenn Sie sich für eine Zeitmanagement-Variante entscheiden oder mehrere kombinieren, bauen Sie zunächst etwas großzügigere Pausen ein. Jede Minute des Arbeitstages zu verplanen, sorgt für Stress und wirkt insgesamt eher kontraproduktiv. Schlechtes Zeitmanagement kann sogar krank machen.
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