Zeitmanagement – Wie organisierst du deinen Arbeitsalltag?


Zusammenfassung


Wer Zeitmanagement perfekt beherrscht, bewältigt seine Aufgaben schneller und besser als Menschen mit den gleichen fachlichen Fähigkeiten ohne ein gutes Zeitmanagement. Optimiere deine Leistung und vermeide so Stress mit den Kollegen. Damit bringst du dich und auch das Unternehmen voran!

Finde das passende Zeitmanagement für dich. Zeitmanagement gehört zu den Soft Skills. Bereits im Lebenslauf deiner Online-Bewerbung kannst du Beispiele nennen, wo du in deiner bisherigen Karriere – Studium, Praktika, Traineeprogramm oder vorherige Arbeitsstellen – Zeitmanagement angewendet hast, um erfolgreich zu arbeiten.

Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Methoden: Welche am besten zu dir passt, müsst du ausprobieren. In der Regel reichen täglich nur wenige Minuten, um den Tag oder sogar die Woche effektiv zu planen.


Passendes Zeitmanagement ist typabhängig

Menschen haben einen unterschiedlichen Rhythmus und sind zu verschiedenen Tageszeiten am produktivsten. Am besten probierst du aus, wann du welche Aufgaben am besten lösen kannst! Bist du ein Morgenmensch oder läufst du abends zur Hochform auf? Löst du wichtige Aufgaben, wenn du dein Leistungshoch hast und unwichtigere, wenn du noch nicht oder nicht mehr in Topform bist?



Was bedeutet das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip im Zeitmanagement besagt, dass Arbeiter in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Aufgaben erledigen. Daher ist es für dich wichtig zu wissen, welche Aufgaben innerhalb eines Projekts am wichtigsten sind. Stelle dir dafür eine Prioritätenlisten auf. Die Aufgaben löst du dann, wenn du am besten arbeiten kannst. Einige Menschen sind morgens am produktivsten, andere am Abend.

An 80 Prozent des Arbeitstages erledigst du zumindest laut dem Pareto-Prinzip nur 20 Prozent der Aufgaben. In dieser eher uneffektiven Zeit hakst du Routinearbeiten ab. Erfülle diese einfachen Pflichtaufgaben, wenn deine Leistungsfähigkeit nicht auf dem höchsten Stand ist, beispielsweise vor oder nach der Mittagspause.

Die ALPEN-Methode – Was steckt dahinter?

Mit der ALPEN-Methode steckst du einen zeitlichen Rahmen deiner Aufgaben ab. So kannst du deinen Arbeitstag besser koordinieren.



Überlege vor Beginn deiner Arbeiten, welche Aufgaben du an diesem Tag oder in dieser Woche erledigen müsst. Schätze dann die Länge der Bearbeitung ein, beispielsweise Meeting 60 Minuten, Präsentation 90 Minuten usw. Überschreitst du einen Zeitrahmen, greifen die Pufferzeiten, die du bei der ALPEN-Methode ebenfalls einbauen müsst. Als Faustregel gilt, dass du etwa 60 Prozent deiner Arbeitszeit fest verplanen solltest und 40 Prozent bleiben variabel.

Treffe dann die Entscheidung, welche Aufgaben du selber bearbeiten und welche du delegieren kannst. Nachkontrolle gehört ebenfalls zur ALPEN-Methode: Prüfe, welche Aufgaben du erfüllt hast und welche Probleme aufgetreten sind, die du gleich in der Planung des nächsten Tages berücksichtigen kannst.

Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?

Im Zeitmanagement spielt das Eisenhower-Prinzip eine besondere Rolle. Die Methode ist nach dem ehemaligen Präsidenten der USA benannt. Sie ordnet Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Stelle dir dafür ein Diagramm mit vier Feldern bzw. Quadranten vor:

  • Feld 1: Zuerst müssen Anwender die wichtigste und dringlichste Aufgabe lösen.
  • Feld 2: Dann folgen die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben
  • Feld 3: Die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben, falls du letztere nicht delegieren kannst, sind nun an der Reihe
  • Feld 4: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, sollte jemand, der beispielsweise eine Managementposition innehat, delegieren oder komplett verwerfen.

Wichtigkeit ist also beim Eisenhower-Prinzip bedeutsamer als Dringlichkeit!



Wenn das Zeitlimit einer wichtigen Aufgabe noch in sehr weiter Ferne liegt, kannst du auch eine sehr dringende Aufgabe dazwischen schieben. Die Aufgaben können verschiedene zeitliche Umfänge haben. Welche Aufgaben für dich besonders wichtig sind, musst du natürlich vorab selbst entscheiden und festlegen. Eine dringende und wichtige Aufgabe kann beispielweise die Reparatur eines abgestürztes Computerprogrammes sein. Unwichtig und nicht dringend ist (und kann delegiert werden), die Blumen zu gießen.

Was kommt bei der Postkorbübung auf dich zu?

Um festzustellen, ob du schon Erfahrung im Zeitmanagement hast, gibt es eine typische Aufgabe, die Postkorbübung. Häufig wird diese angewendet, um die Zeitmanagement-Kompetenzen eines Bewerbers zu prüfen, beispielsweise in Assessment-Centern. Hier bekommst du rund 20 E-Mails, Notizen oder Aufgabenzettel, die sortiert werden müssen. Welche Aufgabe ist die wichtigste, welche Aufgabe kann schnell gelöst, welche delegiert und welche optional gelöst werden?


Fehler im Zeitmanagement

Zeitmanagement ist Übungssache. Du wirst lernen, für welche Aufgaben du wie lange brauchst und zu welcher Tageszeit du am produktivsten bist. Wenn du dich für eine Zeitmanagement-Variante entschieden hast oder sogar mehrere kombinierst, baue am besten erstmal etwas großzügigere Pausen ein. Jede Minute des Arbeitstages zu verplanen, sorgt für Stress und wirkt sich insgesamt eher kontraproduktiv aus. Schlechtes Zeitmanagement kann dich sogar krank machen.

Letzendlich ist ein gutes Zeitmanagement eine kleine Sache mit großer Wirkung und wird dir deinen Arbeitsalltag erleichtern. So kannst du die deine Aufgaben weniger gestresst und viel effektiver meistern.



Bei agrajo erfahrst du nicht nur, wie Zeitmanagement funktioniert, sondern auch, worauf es beim Anschreiben oder allgemein bei Bewerbungen ankommt. Mit diesem Wissen kannst du bei einem Assessment-Center oder beim Vorstellungsgespräch punkten.

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Autor: Die agrajo-Redaktion, überarbeitet von Dagmar Pfeiffer